Inför Certifiering

Behöver ni tips och råd inför en planerad tredjepartscertifiering, tex för att värdera om ledningssystemet är tillräckligt omfattande för att leva upp till standardkraven.

Från pärm till skärm

Har ni bestämt er för att lämna pärmsystemet för att arbeta elektroniskt, behöver ni tips om hur strukturen skall se ut för att medarbetarna skall kunna arbeta på ett effektivt och enkelt sätt. Vilka hjälpmedel finns för automatisk dokumentstyrning och arkivering.

När ledningssystemet är igång

Hur effektiviserar man ledningens genomgång, interna revisioner, målarbetet så att ständiga förbättringar uppnås?

Lagspel

Att bygga och implementera ett ledningssystem skall vara ett lagspel där alla medarbetare har en förutbestämd och given roll. Övervakning och mätning av mål och prestanda bör delegeras ut i organisationen så långt det är möjligt för att få allas delaktighet i uppföljningar och analyser. Det är inte Kvalitets/Miljösamordnaren som har ansvar för att arbetet bedrivs systematiserat.

Vid de tillfällen jag anlitas som projektledare för att leda arbetet med att upprätta ett ledningssystem för kvalitet, miljö eller arbetsmiljö utgår jag från tre Steg.

Steg I ett seminarie för ledning och nyckelpersoner

Steg II Nulägesanalys vilket omfattar processkartläggning och riskanalyser vilket leder till underlag för projektbeskrivning, projektorganisation och en milstolpeplan innehållande aktiviteter, tidsplan och resurser. Vid kundönskemål kan även en swotanalys av projektet utföras för att förebygga brister under projektets gång.

Steg III Genomförandet startar med utbildning av projektdeltagare, beslut om dokumentstruktur och verktyg för dokumenthantering.

Utbildningsinnehållet för projektdeltagare innehåller bl a mötesteknik, vad som gör grupper framgångsrika och information om vilka krav som skall tillfredsställas kopplat mot ISO-standarder.

Denna aktivitet är en nulägesanalys för att identifiera företagets miljöpåverkan och arbetsmiljörisker. Grundläggande krav som skall efterlevas är Standarder som SS-EN ISO 14001 miljöledningssystem, OHSAS 18001, SS- EN ISO 45001 ledningssystem för arbetsmiljö samt AFS 2001:1 krav för systematiskt arbetsmiljöarbete.

Att tolka skallkrav i en standard kan vara svårt för en organisation som för första gången kommer i kontakt med dessa krav. Kraven beskriver vad som skall göras men inte hur! Aktuella standarder är SS-EN ISO 9001 ledningssystem för kvalitet, SS-EN ISO 14001 miljöledningssystem, samt OHSAS 18001 och SS-EN ISO 45001 ledningssystem för arbetsmiljö. 

Vid kartläggning av processer utgår jag från vilka kundkategorier företaget levererar till och det är avgörande för vilka processer man behöver, dess ordningsföljd och hur de ska samverka. För att styra processerna mot önskat resultat fastställs kriterier och metoder som grund för övervakning och mätning. Här beaktas också eventuella utlagda processer som genomförs av extern part.

Ett exempel på en process är Vasaloppsprocessen där det övergripande målet för deltagarna är att ta sig från start till mål. Men där alla har olika delmål exempelvis tiden. Här kan man se varje kontroll som en delprocess och fördela sina resurser efter det. Planering genom träning, val av rätt utrustning, rätt kost och service är avgörande för hur man lyckas. Denna beskrivning kan jämföras och överföras i en verksamhet när man skall kartlägga och beskriva sina processer. 

Grundläggande kvalitets, miljö och arbetsmiljöutbildningar för all personal eller nyckelpersoner inom ett företag eller organisation. Utbildningsinnehåll är beroende av vilken kompetens som deltagarna innehar. Intyg på genomförd utbildning överlämnas efter genomförd utbildning.

Utbildning av interna revisorer börjar med en genomgång av respektive kravstandard och sedan varvas teoretiska genomgångar med arbetspass/övningar där jag använder mig av kundens eget ledningssystem för att deltagarna skall känna igen sig i dokumentationen. Korta övningar i praktiska revisionssituationer. Utbildningen avslutas med att deltagarna får planera en egen revision och utföra den praktiskt inom det egna företaget. Jag agerar som observatör lyssnar och ger feed back på utförandet, formulering till avvikelser och sammanställningsrapport.
 

Jag utför även interna revisioner och leverantörsrevisioner. Jag som oberoende part granskar ert ledningssystem, er leverantörs ledningssystem eller hur leverantören lever upp till de krav som avtalats.